PARECER CEE N 045-2022 – AUTORIZA DOCUMENTAÇÃO ESCOLAR DIGITALIZADA

PARECER CEE Nº 45 N DE 27 DE SETEMBRO DE 2022.

RESPONDE a consulta quanto aos critérios para emissão de documentos em formato eletrônico, e dá outras providências.

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 >>>OBS.

>>> Texto reformatado para facilitar visualização / compreensão.

>>> Original publicado no DOERJ de 03/10/2022

 

HISTÓRICO - A Presidência da Comissão de Legislação e Normas, por meio dos canais virtuais de comunicação, recebe a consulta do Professor William Cerdeira, Coordenador de Instituição e Ensino, qualificado nos termos do presente processo, o qual solicita os seguintes esclarecimentos:

 

1- Quais os requisitos para que a Instituição de Ensino adote o formato digital para a expedição de Certificados, Diplomas, Históricos Escolares e Declarações?

 

2- À luz do que dispõe o Inciso II do art. 4º da Deliberação 388, é lícito que a Instituição de Ensino centralize os arquivos escolares de suas filiais em um único endereço?

 

3- Em caso de paralisação temporária da oferta de cursos, à luz do que dispõe o Inciso II do art. 4º da Deliberação 388, é lícito que os arquivos escolares de uma unidade de ensino sejam transferidos para outra unidade (filial) da mesma instituição?

 

4 - Estando a equipe Técnico- Pedagógica da Instituição de Ensino devidamente cadastrada, é lícita a expedição de Certificados e Diplomas de alunos concluintes egressos da unidade que teve suas atividades suspensas/paralisada se seus arquivos escolares transferidos para filial nos termos da pergunta anterior? Em caso positivo, é lícito requerer à Inspeção Escolar o encaminhamento da relação de concluintes para publicação no Diário Oficial, nos casos cuja exigibilidade de publicação se enquadrem no que estabelece a Deliberação CEE 385/2020?

 

5 – Considerando que a Deliberação CEE 316/2010 veio a ser revogada pela Deliberação CEE 388/2020, é lícito inferir que não existe prazo máximo para a suspensão/paralisação da oferta de cursos em uma das unidades de ensino da Instituição credenciada?

 

DA ANÁLISE DE MÉRITO –

Considerando a função consultiva deste Colegiado, prevista no artigo 9° da Lei Estadual n° 4.528 de 28 de março de 2005, passamos a discussão dos pontos levantados:

 

Questão 01:

Este colegiado definiu nos termos da Deliberação CEE n° 363, de 30 de maio de 2017, a possibilidade de adoção de documentos eletrônicos pelas instituições de ensino, a qual tem como referencial o Decreto Estadual nº 42.352 de 15 de março de 2010, em especial os artigos 3º, 4º, 5º e 8º.

Especificamente quanto aos documentos escolares, destacamos os seguintes aspectos e requisitos mínimos:

I - O formato eletrônico pode ser adotado para a emissão de quaisquer documentos institucionais, não somente os documentos de comprovação de escolaridade, estando incluídos ofícios, cartas, comunicações, transferências, além de toda documentação que ateste os estudos realizados e cursos concluídos;

 

II - O formato da documentação, conforme o Decreto Estadual n° Decreto Estadual nº 42.352 de 15 de março de 2010, artigo 9°, Parágrafo Único será PDF (Portable Document Format), ou outro que eventualmente o substitua, considerada a legislação vigente do período de emissão do documento;

 

III - A documentação de escolaridade em formato eletrônico, a exemplo dos modelos físicos, deve ser assinada eletronicamente pelo Diretor ou Diretor Substituto e Secretário Escolar. A assinatura, conforme disposto no artigo 5° do Decreto Estadual n° Decreto Estadual nº 42.352, de 15 de março de 2010, será através de certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), ou formato que eventualmente o substitua nos termos da legislação vigente do período de emissão do documento;

 

IV - A documentação eletrônica que comprova escolaridade, ao contrário da física que possui sua numeração de registro definida por livros, pende de uma dinâmica que a individualize e, ao mesmo tempo, garanta autenticidade e identidade junto ao Sistema de Ensino do Estado do Rio de Janeiro, por esta razão, fica estabelecida a seguinte dinâmica de registro:

a) O registro, de caráter alfanumérico, com campos separados por ponto final, será composto: pela

identificação do documento;

do curso;

código da forma de oferta;

censo escolar da instituição de ensino;

numeração sequencial de controle interno da instituição de ensino com 05 dígitos;

ano de conclusão do curso, com dois dígitos;

número da via com dois dígitos e;

ano de emissão com 02 dígitos.

Exemplo de uma certidão de conclusão de Ensino Médio na Modalidade de Educação de Jovens e Adultos - EAD concluído em 2022:    02.EME.02.13082175.00001.22.01.22.

 

Codificação
Tipo de Documento		Nível   -   Modalidade		Oferta
Declaração	01	Ens. Fund. Regular	EFR	Presencial	01
Certidão	02	Ens. Médio Regular	EMR
Certificado	03	Ens. Fund. EJA	EFE
Diploma	04	Ens. Médio EJA	EME	EAD	02
Hist. Escolar	05	Ed. Pr. Integrada	EPI
Transferência	06	Ed. Pr. Concomitante	EPC
---	---	Ed. Pr. Subsequente	EPS
---	---	Curso Normal	CN

 

b) A forma de registro será adotada para documentos digitais emitidos a partir da publicação deste Parecer, incluídas novas vias de cursos concluídos anteriormente;

c) O registro que trata o item (a) será aposto abaixo do título do documento, em negrito, caixa alta.

 

Questão 02:

Essa temática já foi discutida diferentes vezes por este Colegiado, com entendimento de que exista um arquivo central para controle da documentação, contudo, a existência deste acervo não exime que as filiais e, quando couber, polos de educação à distância, possuam seus quadros próprios de secretaria escolar, além da infraestrutura de atendimento, exceto nas situações em que as atividades da filial ou polo tenham sido suspensas/paralisadas.

Destaca-se, contudo, que uma vez digitalizado e assinado pelo secretário escolar com sua assinatura digital a imagem, fica dispensada a guarda do documento físico.

O mesmo princípio se aplica no caso de digitalização de acervos referentes à vida escolar dos alunos, os quais poderão ser descartados.

Por sua natureza e valor histórico-institucional, fica vedado o descarte de Regimentos Escolares, Propostas Pedagógicas, Planos de Curso, Relatórios, Avaliações Institucionais e outros registros referentes à avaliação e descrição do cotidiano escolar de uma maneira geral, contudo, recomenda-se sua digitalização.

Sobre o descarte, o mesmo deverá ser realizado pelo Secretário Escolar e Diretor e/ou Diretor Substituto, cadastrados junto a Secretaria de Estado de Educação, os quais emitirão ata de descarte na forma definida pelo Órgão Central de Inspeção Escolar da SEEDUC/RJ.

 

Questões 03 e 05:

Antes de adentrarmos na questão em si, cumpre destacar que, segundo a legislação fluminense, qualquer ato do Poder Público que incida na concessão de um direito ou dispêndio a particulares, tem como pré-requisito sua publicação no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro - Lei n° 5.427/2009, art. 2°, § 2°.

Considerado esse princípio, é necessário destacar que o fim de um ato autorizativo de caráter definitivo necessariamente será expresso, ou seja, a não oferta por inexistência de demanda naquele determinado momento, ou ainda, por iniciativa do mantenedor, não implica em extinção tácita dos cursos.

Entendimento este que se aplica, compulsoriamente, aos cursos que se encontravam em paralisação temporária nos termos da Deliberação CEE n° 316/2010 no ano de 2020, quando de sua revogação pela Deliberação CEE n° 388/2020, ou seja, os mesmos continuam regulares nos termos de seu ato de autorizativo, não sendo extintos.

Um curso ou instituição de ensino com autorização definitiva, no âmbito do Sistema de Ensino do Estado do Rio de Janeiro, só será extinto por ato expresso, o qual poderá ser por solicitação do representante legal ou, em casos excepcionais, por iniciativa do Poder Público.

A exceção a este princípio se aplica aos cursos com prazo de funcionamento determinado, com vencimento de suas autorizações anteriores à publicação da Deliberação CEE nº 388/2020 e cujos mantenedores não renovaram sua autorização, sendo o curso encerrado.

Caso o mesmo, a revelia da norma, tenha dado continuidade a oferta, deverá iniciar processo de regularização, estando até o momento de renovação do ato, garantido aos alunos o direito de conclusão do curso e, proibida a realização de novas matrículas.

Nesse mesmo sentido, dada a revogação da Deliberação CEE nº 358/2016, a validade dos cursos aprovados com prazo de vencimento posterior à publicação da Deliberação CEE nº 388/2020 passaram a ser considerados de autorização definitiva.

Esclarecida a questão, a transferência de acervo de uma unidade por estar sem oferta de curso no momento ou por decisão do mantenedor, é licita desde que seja previamente comunicada a SEEDUC/RJ por processo administrativo próprio, devendo esta publicar ato que regularize a transferência.

 

Sobre tal processo, cabem as seguintes observações:

a) Não se trata de um ato autorizativo, mas de uma comunicação por parte da instituição de ensino, ou seja, a mesma pode transferir a documentação, atender ao público e emitir a documentação antes do ato ser publicado em DOERJ;

 

b) O efeito legal da publicação do ato do Poder Público deverá, por sua natureza e objetivos específicos, respeitar a data indicada pela instituição de ensino;

 

c) A assinatura dos documentos poderá ser realizada pela ETAP cadastrada pela sede ou filial onde ficará custodiada a documentação, na hipótese de os arquivos estarem acondicionados em uma filial;

 

d) Em estando os arquivos acondicionados em local distinto da sede ou filial da Instituição de Ensino, a expedição de documentos escolares somente poderá ser realizada pela ETAP cadastrada na unidade de origem do acervo ou outra que a substitua, quando devidamente cadastrada.

 

Questão 04:

A resposta é positiva para ambas as questões.

 

VOTO DO RELATOR: Considerando o disposto na discussão, VOTA este Relator no sentido de responder a consulta na forma do presente Parecer, o qual, por sua natureza normativa deve ser publicado integralmente.

PROCESSO Nº SEI-030023/000150/2022- WILLIAM CERDEIRA.